أهمية التخطيط

أهمية التخطيط


إذا لم تحدد هدفك فقد تُلقي بك الرياح في أي مكان. التخطيط: هو أداة الجمعيات التي تعرف أهدافها، والتي تعمل على دراسة مستقبلها، والتي تستخدم أسلوب التدرج "خطوة بخطوة" لجذب المتطوعين والمتفرغين بأسلوب فعال. والتي تصنع القرارات وتنفذها وتسيطر عليها.
تعريف التخطيط
التخطيط:
هو مجموعة عمليات تؤمن الجمعية بها مستقبلها وذلك بتحديد ما الذي تريــد الجمعية تحقيقـه، وكيف.. ومتى.. تحققه.
خصائص التخطيط:
- عملية شاملة وليست مجرد مبادرة لشخص أو مجموعة.
- عملية متكاملة لتحقيق أهداف الجمعية ويلبي احتياجاتها وليست مقترحات للأقسام والإدارات.
- مرن ويجب تعديله لمقابلة الاحتياجات المتغيرة.
- ديناميكي يفتح الطريق ويوضح الخطوط العريضة حول كيفية الاستفادة من القوى البشرية والموارد لتحقيق أغراض محددة
الخطوات الرئيسية في عملية التخطيط
أولا: التخطيط الاستراتيجي، ويتضمن مايلي:
- استعراض أهداف الجمعية (ماهي رسالتها؟ ما الذي تريد تحقيقه؟).
- تحليل الموقف الحالي للجمعية (ماهي مصادر قوتها ومواطن ضعفها؟).
- تحليل الاتجاهات خارج الجمعية فيما يتعلق برسالتها (ماهي القضايا القائمة؟ والفرص المتاحة؟ ما هو نشاط الهيئات الأخرى؟).
- تصور لمستقبل الجمعية.
- وضع عدد محدد من الأولويات على أساس أهداف محددة واضحة.
- التخطيط الاستراتيجى مسئولية مجلس الإدارة ورئيس الجمعية ويتراوح مداه من 2 - 5 أعوام.
ثانياً: التخطيط التكتيكي:
هو المرحلة التخطيطية الرئيسية الثانية التي تتم سنويا وتشارك فيها جميع الإدارات والأقسام والمفوضيات في الجمعية تحت إشراف التنفيذيين ويتضمن:
- تحديد الأغراض الخاصة بالأولويات.
- تحديد الخطوات التنفيذية (العمليات والأنشطة) التي سيتم تنفيذها في مواعيد محددة بمعرفة الأفراد أو المجموعات.
- مراجعة ومتابعة وتوفير الموارد بما يؤدي إلى تحقيق الأغراض الخاصة بالاولويات التي تحقق هدف الجمعية.
ثالثا: التنفيذ والمراجعة وتشتمل على:
- إعداد ميزانية على أساس تقدير التكاليف اللازمة لتنفيذ الأغراض الموضوعة والموارد المتوقعة.
- مراجعة التقدم في تحقيق الأغراض وخطوات التنفيذ بصفة دورية مع إدخال التعديلات الضرورية على الخطوات التالية لكي تتناسب مع التغييرات في أداء الأفراد والموارد المتاحة.
- مراجعة أداء المسؤولين عن خطة العمل خلال فترة زمنية (سنوية).
تحديد الأغراض
الغرض: جملة تحدد النتائج المتوقع تحقيقها، قابلة للقياس تنفذ تحت مسئولية الأشخاص أو الإدارات خلال فترة زمنية محددة.
هناك نوعان من الأغراض مرتبطين بعضها مع البعض:
أولا:أغراض تأثيرية:
- تقديم مناهج جديدة للشباب من 14-17 عاما.
- استخدام الحاسبات الآلية لتسجيل العضوية والحاسبات المالية.
ثانيا: أغراض تنفيذية:
- زيادة العضوية لمرحلة الكشاف المتقدم بمقدار 5 ٪.
- تعيين مفوض لمرحلة الكشاف المتقدم في كل منطقة.
- اتجاه قوي لزيادة العضوية (هدف تنفيذي)
- توفير القيادات المؤهلة تتناسب مع زيادة العضوية (هدف تأثيري).
صفات الأغراض:
1- ترتبط بالأولويات.
2- واقعية.
3- قابلة للقياس.
4- محددة بمعرفة التنفيذين.
5- واضحة لمن سيتأثرون بها.
6- ملبية للاحتياجات.
معايير تقييم إنجاز الأغراض:
- ضرورية: الفشل في إنجازها غير مقبول.
- هامة: الفشل في إنجازها سيمثل مشكلة خطير.
- متوسطة: الفشل في إنجازها يجب أن يتم تبريره.
- أهمية الأقل: الفشل في إنجازها لا يهم بدرجة كبيرة.