عناصر الكشاف الجيد

عناصر الكشاف الجيد
قبل ان نستعرض ماهي العناصر التي يجب توفرها في الكشاف الجيد
لابد لنا من معرفة عده نقاط مهمه وهي :
اولاً : قواعد التكشيف وادلة الاجراءات Indexing rules and procedures manuals
“يقصد بها هي التعليمات التي يلتزم بها المكشف في كل مراحل العمل سواء في اختيار المصطلحات أو في صياغتها” (1)
قواعد التكشيف Indexing Rules :
“ من الضروري لعمل التكشيف من قواعد محكمة توضع قبل بدء العمل، ويمكن أن تقسم القواعد إلى قسمين: عامة وخاصة، فالعامة يمكن أن يستفيد منها أي مشروع تكشيف، أما الخاصة فيمكن أن تتلاءم ومشروعاً بعينه، والقواعد عامة كانت أو خاصة عبارة عن التعليمات التي يلتزم بها المكشف في كل مراحل العمل سواءً كان في اختيار المصطلحات أو في صياغتها، أو الإحالات، أو ترتيب المداخل، أو عدد المداخل لكل وثيقة، أو المواد التي تكشف والمواد التي لا تكشف، أو المواد التي تكشف بعمق، والمواد التي تكشف بدون عمق“(2)
ثانياً : مراحل إعداد الكشافات:
”يعد إعداد الكشافات من العمليات المنهجية لأنها تمر بعدد من المراحل منها التخطيطية، والتنفيذية وخاصة في مشروعات التكشيف الكبيرة ومن هذه المراحل :
1- تحديد الهدف:
وهي من المراحل الأساسية لأي مشروع تكشيف حيث يتم تحديد المستفيدين من الكشاف واحتياجاتهم، ويعتبر تحديد هدف الكشاف من الأمور المهمة لأنه تترتب علية الخطوات التي تليها. وتظهر هذه الخطوة بوضوح في مشروعات التكشيف الكبيرة، مثال ذلك تكشيف عدد من الدوريات في مجال معين يحتاج إلى تحديد الهدف بكل دقة ووضوح.

2- التغطية:
ويقصد بها تحديد الموضوع أو الموضوعات التي يغطيها الكشاف وكذلك تحديد الفترة الزمنية .
3- فحص الوثائق التي ستكشف:
وهنا لابد من توفير الوثائق وتفحصها وتحليلها جيداً ، ومن المستحسن ترتيبها، فإذا كانت أعداداً كبيرة فإنها ترتب وفقاً لنظام معين وذلك تسهيلاً لعملية التكشيف. وهنا لابد للمكشف من أن يضع الأدوات التي يعتمد عليها في التكشيف مثل قوائم الإسناد وغيرها من الأدوات، وعند تفحص الوثائق يقرر المكشف ما هي المواد التي يمكن استبعادها مثل الإعلانات، والببليوغرافيات، وهل المواد تحتاج لمصطلحات عامة في الكشاف أم تحتاج إلى مصطلحات علمية، وهل المصطلحات باللغة الأم كافية أم تحتاج إلى مصطلحات أجنبية، وإذا كانت بغير لغة الأم فهل تحتاج إلى أن تترجم .
4- تسجيل البيانات من الوثائق:
وهذا يتطلب الوقوف على كل وثيقة وقراءتها أو فحصها بدقة من أجل الحصول على البيانات التي تحدد موضوعها ومكانها، ويمكن تحديد المعلومات بوضع خط تحتها أو نقل هذه البيانات على بطاقات معدة لهذا الغرض، ومن اللازم أن يعتمد المكشف على نظام مقنن فيما يتعلق ببيانات الوصف الببليوغرافي أو رؤوس الموضوعات لكي تتسم بالتوحيد والدقة، ولتكشيف مقالة في دورية نلاحظ أن التسجيلة أو البطاقة تتكون من الحقول التالية، كاتب المقالة، وعنوان المقالة، واسم الدورية، ورقم المجلد أو السنة، ورقم العدد، وتاريخ النشر، وأرقام الصفحات التي كتبت فيها المقالة، ورؤوس الموضوعات.
5- المراجعة:
يعتبر هذا العمل ضرورياً وذلك تفادياً للأخطاء التي يقع فيها المكشف نتيجة السهو أو قلة الخبرة، ويفضل أن يقوم بالمراجعة شخص غير المكشف نفسه.
6- إجراء الأعمال المكملة :
ومنها عمل الإحالات انظر و انظر أيضا وكذلك المداخل الإضافية، وتزويد الكشاف بكيفية الاستخدام.
7- ترتيب البطاقات:
وترتب البطاقات وفقاً للخطة التي يتبعها الكشاف.
8- تحرير البطاقات المجمعة:
ويقصد به استبعاد المداخل غير الضرورية وكذلك المداخل المكررة، وجمع بعض البطاقات تحت رأس موضوع واحد بدل من تشتتها تحت رؤوس موضوعات متعددة دون داع، حيث يقصد بالتحرير هنا التوحيد.
9- العرض:
وهو المظهر المادي للكشاف ويعتبر ذا فائدة كبيرة سواءً أظهر الكشاف في شكل بطاقي أو شكل كتاب، فيجب تمييز الرؤوس الأساسية أو الرؤوس الفرعية بوضوح، ويستحسن في الكشاف البطاقي أن يستخدم البطاقات الإرشادية بكثرة.
ويعتبر عملية إخراج الكشاف مهمة جداً، فلابد أن يتيح التعرف بكل سهولة ويسر للعناصر المختلفة للمداخل، وفي الكشافات المطبوعة، فإن عملية الإخراج تعد جزءًا لا يتجزأ من خطة التكشيف نفسها. وتشير مواصفة اليونسكو إلى أن عملية التكشيف تتألف من خطوتين تتمثل الأولى في إنشاء المفاهيم المعبر عنها في الوثيقة، أما الخطوة الثانية فهي ترجمة أو نقل المفاهيم إلى عناصر لغة التكشيف ويمكن حصر المراحل في ثلاث نقاط رئيسة تتمثل في:
تفحص الوثيقة وفهم المحتوى الإجمالي لها، تم التعرف للمفاهيم وتحويلها إلى عناصر في لغة التكشيف وهذه العملية تتطلب استخدام أدوات التكشيف كالمكانز، وقوائم رؤوس الموضوعات.
أما النقطة الثالثة فهي اختيار المفاهيم المطلوبة للاسترجاع“(3)
ثالثاً : الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند اعداد الكشاف :
”
1) أن يعد الكشاف بشكل سهل بالنسبة للمستفيد.
2) طباعة الكشاف طباعة جيدة فيجب الطباعة و القابلية للإخراج حتى يسهل على المستفيد استخدمه .
3) السعر المناسب للكشاف لسهولة تداوله بين المستفيدين .
4) الصدور في الوقت المناسب لتلبية احتياجات المستفيدين .

رابعاً : الاعتبارات التى يجب مراعاتها عند اعداد كشاف الكتب :
1) تحديد مستوى المستفيد الثقافي لأنه يرتبط به مدى تخصص المصطلحات المستخدمة في لغة التكشيف .
2) قراءة الكتاب قراءة واعية اكثر من مرة بهدف تحديد الأفكار و الموضوعات التي يدور حولها هذا الكتاب .
3) استخدام بطاقات من حجم واحد تسجل عليها هذه المصطلحات .
4) ترتيب البطاقات هجائي مع كتابة الموقع الذي ذكر فيه المصطلح .
5) الاهتمام بترتيب الموضوعات ترتيبا هجائي من البداية لمنع التكرار وهذا الترتيب يوضح حجم الكشاف لإمكانية التحكم فيه .


خامساً : الاعتبارات التي يجب مرعاتها عند اعداد كشاف بالدوريات:
1) تحديد الاهداف من تكشيف الدورية تحديدا دقيقا وقراءة المقالة التي ستكشف بإمعان .
2) تحديد رؤوس الموضوعات وذلك بقراءة وذلك بقراءة المقالة داخل الدورية عدة مرات .
3) الاهتمام بالتوحيد بين قواعد الفهرسة في الكشاف و أهداف الكشاف و الطريقة المتبعة فيه .
4) كتابة البيانات الببليوجرافية التي تساعد في الوصول إلى المقالة .
5) الالتزام الدقيق بقواعد الترتيب لان تكشيف الدوريات بتطلب لغة اكثر من تكشيف الكتب وتكون خطه الترتيب محددة من البداية .
6) يجب أن تكون عملية التحرير دقيقة لان عملية تكشيف الدوريات تحتاج اكثر من مكشف لضمان دقة التحرير ” (4)
اذاً بعد التعريف بكل هذه النقاط الاساسيه التي تخدم الموضوع الاساسي نتطرق الى الحديث عنه :
سادساً :عناصر الكشاف الجيد :
”يمكن ان نطلق على الكشاف بأنه كشاف جيد اذا توافرت فيه العناصر التاليه :
1) خدمة الاختياجات الحقيقه للمستفيدين المباشرين .
2) التنظيم الذي يتيح الوصول السريع والسهل للمواد المطلوبة .
3) صحه ودقة الروابط أو الاشارات .
4) الترتيب الدقيق للمداخل .
5) الارشاد الداخلي المتمثل في الإحالات وغيرها .
6) الارشاد الخارجي المتمثل في التوجيهات التي تشرح كيفيه استخدام الكشاف , قائمة برؤوس الموضوعات او الواصفات االمستخدمه .
7) الشكل الجيد للكشاف له اثرة على فاعليته .
الطباعة والإخراج والقابلية للقراءة .
9) السعر المناسب للكشاف .
10) الصدور في الوقت المناسب والمحدد , خاصه اذا كان الكشاف يصدر في اعداد دورية " (5)

بعد ان عرضنا عناصر الكشاف الجيد لا بد لنا من ان نعرف ماهي الصفات التي يجب ان تتوفر في المشكف ولابد لنا ان نعرف المشكف و واجباته وكيفة اعداد وتدريب المكشف .
سابعاً : المكشف :
”هو الشخص او الجهة المسئولة التي تقوم بعملية التكشيف , وقد تكون هذه الجهة فرداً أو مؤسسة كما يمكن ان يكون المؤلف نفسة او الناشر او اخصائي المعلومات .
واجبات المكشف :
المكشف هو الشخص الذي يقوم ياعداد الكشافات وفيما يلي الواجبات التي ينبغي على المشكف ان يقوم بها :
1. رسم حدود التغطية في مشروع التكشيف .
2. وضع او إقرارر قائمة رؤوس الموضوعات .
3. وضع أو اقرار طريقة التنظيم ونظام الوصف الببلوجرافي وقواعد وصف المداخل .
4. القايم بعملية التكشيف :
وهذه تتضمن :
‌أ- اختيار الموضوعات الجقيقة التي يقررها المؤلف في عمله .
‌ب- اعادة صياغه الموضوع باستخدام الكلمات التي ترشد الى المجالات الموضوعية العريضة .
‌ج- اختيار المصطلحات التي تدل عليها .
‌د- ترجمة او نقل المصطلحات المختاره إذا احتاج الامر الى رؤوس الفرعية .
‌ه- صياغة الرؤوس الفرعية .
‌و- تسجيل الروابط .
‌ز- عمل الحالات اللازمة .
5) المراجعهة والتحرير .
6) اقرار الشكل النهائي للكشاف .

وقد يقوم شخص واحد بكل هذاه العمليات وذلك في مشروعات التكشيف الصغيرة اما مشرروعات التكشيف الكبيره والمستمرة التي يقوم بها عدد من الاشخاص فيتتم توزيع العمل بينهم اعتمادا على الخبره بحيث يقوم البعض بالتخطيط ووضع النظام والمساعدة في حل المشكلات اثناء عملية التكشيف , ويقوم البعض الآخر بالتكشيف والبعض الثالث بالمراجعه والتحرير وهكذا .
مواصفات المكشف:
تتطلب عملية التكشيف مواصفات معينة في الشخص الذي يقوم بها , واهم هذه المواصفات :
1) ان يكون على دارية بالتخصص الذي يتم فيه عملية التكشيف :
المعرفة بالموضوع او المجال الذي يتم فيه التكشيف سواء بالتأهيل او بالخبرة ويعد عنصر هام لمن يمارس عملية التكشيف في مجال موضوعي معين .اذ ينبغي ان يتوفر لدى المكشف التأهيل المناسب في الموضوع اوعلى اللأقل التأهيل المناسب في موضوع قريب من الموضوع الذي يكشف فيه ’ فالمؤهل في العلوم يكون اقدر على التكشيف في الموضوعات المتخصصة مثل الهندسة , والطب , والزراعة , والكيمياء من الشخص المؤهل في الدراسات الانسانية الذي يطلب إلية التكشيف في تلك الموضوعات . وعلى انه من الضروري ان ينمي المكشف خبرته في هذه الموضوعات بالاطلاع المستمر .
2) ان يكون على درايه بالفن وقواعد التكشيف :
فالتكشيف له اصول وله قواعد وليس عملا يمارسه اي شخص تسند إلية هذه المهمه . ولابد اذن ان يكون المكشف على علم بهذه الاصول والقواعد وليس ذلك افقط بل ان المكشف ( المتمرس) هو الذي اكتسب خبرة طويلة في ممارسة علمية التكشيف .
3) ان يكون على معرفة جيدة باللغة .

السمات الشخصية للمكشف :
بالاضافة الى هذه المواصفات توجد بعض السمات الخاصة التي يجب توافرها في المكشف منها :
1. ذاكرة قوية وجيدة وعقل منظم حتى لايحدث تكرار كثير في العمل دون الحاجة .
2. ان يكون له صبر وقوة تحمل .
3. التذوق والادراك .
4. القدرة على التطوير والتحسين ومواجهة المشكلات اثناء العمل .
5. ان يكون موضوعياً وحيادياً .
6. ان يكون دقيق في عمله حتى لايحدث اي خطأ في النقل او الوصف .
7. القدرة على اتخاذ القرار , واصدار الحكم الجيد فهو الذي يعطي الاجابات للأسئلة الثلاث الاساسية في التكشيف وهي :
v هل هذه المعلومة مفيدة
v اين سيبحث عنها المستفيدون
v اذا لم يبحث عنها أو لم يجدها المستفيدون مباشره , فأين يمكن ان يجدوها .

السمات المميزة للمكشف الجيد :
1) معدل تكشيف عالمي .
2) ميل كبير للتكشيف .
3) معدل عالي في القراءة .
4) ألفه بإجراءات وطرق البحث .
5) ألفه بطلبات المعلومات للمستفيد .
6) تفضيل للعمل المتصل بالتوثيق .
7) عمر اكثر في التكشيف .
قراءة اكثر وفحص اقل اثناء التكشيف .
9) صعوبة اقل في فهم المادة المكشفة .
إعداد المكشف وتدريبه :
المكشف يحتاج الى تعليم عام جيد , ومعرفة موضوعية متقدمة , معرفة متخصصة عن التكشيف والكشافات .
وذلك يتم ام عن طريق كليات أو اقسام دراسة المكتبات والمعلومات , وهي تعتبر أفضل والوسائل لتخريج المكشفين على أعلى مستوى ممكن .
او الالتحاق بالدورات التدريبية العامة أو الخاصة وعادة ماتتراوح مدة هذه الدوارات مابين شهر الى ثلاثة شهور . ” (6)